衡阳市人民政府关于印发《衡阳市人民政府工作规则》的通知

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衡阳市人民政府关于印发《衡阳市人民政府工作规则》的通知

湖南省衡阳市人民政府


衡阳市人民政府文件
衡政发〔2005〕1号
衡阳市人民政府关于印发《衡阳市人民政府工作规则》的通知

各县市区人民政府,市直机关各单位:《衡阳市人民政府工作规则》已经市人民政府2005年第1次全体(扩大)会议讨论通过,现印发给你们,请认真遵照执行。

二OO五年一月十二日

衡阳市人民政府工作规则

第一章 总 则一、根据《中华人民共和国宪法》和《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》以及国务院、省人民政府的有关规定,制定本规则。二、市人民政府工作以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,贯彻党和国家的路线方针政策,实行科学民主决策,坚持依法行政,接受人民监督,建设行为规范、运转协调、公正透明、廉洁高效的政府。三、市人民政府组成人员要履行宪法和法律赋予的职责,坚持解放思想,实事求是,与时俱进,开拓创新;忠于职守,服从命令,顾全大局,全心全意为人民服务。四、各部门要依照法律、法规,在市人民政府的领导下行使职权,进一步转变政府职能、管理方式和工作作风,推进电子政务,提高行政质量和效率,切实贯彻国务院、省人民政府和市人民政府各项工作部署。第二章 组成人员职责五、市人民政府由下列人员组成:市长、副市长、秘书长、各局局长、各委员会主任。六、市人民政府实行市长负责制,市长领导市人民政府的工作。副市长协助市长工作。七、市长召集和主持市人民政府全体会议和市人民政府常务会议。市人民政府工作中的重大事项,必须经市人民政府全体会议或市人民政府常务会议讨论决定。八、副市长按分工负责处理分管工作。受市长委托,负责其他方面的工作或专项任务,并可代表市人民政府进行外事活动。九、秘书长在市长领导下,负责处理市人民政府的日常工作。十、市长出访期间,受市长委托,由负责常务工作的副市长主持市人民政府工作。十一、市人民政府各局局长、各委员会主任负责本部门的工作。市审计局在市长的领导下,依照法律、法规、规章和市人民政府有关文件独立行使审计监督权,不受其他行政机关、社会团体和个人的干涉。第三章 科学民主决策程序十二、市人民政府及各部门应建立健全领导、专家、群众相结合的决策机制,完善重大决策的规则和程序,实行科学决策和民主决策。十三、国民经济和社会发展计划、财政预算、改革开放的政策措施、区域发展规划和市人民政府规范性文件、产业政策、重大建设项目、社会保障和就业等事关全局的重大决策,由市人民政府全体会议或市人民政府常务会议讨论决定;国土审批、规费减免以及其他市政府文件规定需提交市人民政府常务会议讨论决定的重要事项,由市人民政府常务会议讨论决定。十四、各部门提请市人民政府讨论决定的重大决策建议,应深入调查研究,以基础性、战略性研究或发展规划为依据,经专家或研究、咨询、中介机构论证评估;应进行法律审查和分析;涉及相关部门的,应充分协商尽量取得一致意见;涉及县市区的,应事前征求意见并采纳合理意见;涉及人民群众切身利益的,一般应通过社会公示或听证会形式听取意见和建议。十五、市人民政府作出重大决策前,根据需要,通过召开座谈会、听证会等形式,直接听取民主党派、工商联、人民团体、 人大代表、政协委员、专家学者等方面的意见和建议。第四章 依法行政要求十六、依法行政的核心是规范行政权力。市人民政府及各部门要严格依照法定权限和法定程序行使行政权,强化政府责任,推进各项工作向依法决策、依法管理、依法运行转变,不断提高依法行政的能力和水平。十七、市人民政府根据全市经济社会发展、改革开放和确保国家法律、行政法规和省人民政府规章统一实施的需要,适时制定市人民政府规范性文件,及时修改或废止不相适应的市人民政府规范性文件,确保市人民政府规范性文件的质量。十八、各部门制定的规范性文件,必须符合宪法、法律、行政法规、省地方性法规、省人民政府规章、决定、命令、市人民政府规范性文件、决定、命令和国家的方针政策。涉及两个以上部门职权范围的事项,应由市人民政府制定规范性文件、发布决定和命令,或由有关部门联合制定规范性文件。部门规范性文件应报市人民政府备案,由市人民政府法制机构审查并定期向市人民政府报告。十九、提请市人民政府审议的市人民政府规范性文件草案,由市人民政府法制机构审查或组织起草。市人民政府规范性文件的解释工作由市人民政府法制机构承办。二十、市人民政府及各部门必须依法管理经济、文化事业和社会事务,实施审批、许可、登记、发证以及行政检查、行政收费、行政处罚、行政强制等具体行政行为,应当合法、适当、及时和有效。二十一、规范行政执法行为,严格实行行政执法责任制、评议考核制和执法过错追究制,切实做到严格执法、公正执法。按照行政执法与经济利益脱钩、与责任挂钩的原则理顺行政执法体制,科学配置执法机关的职责,加强执法机关的执法协调,推进综合执法试点。第五章 行政监督二十二、加强对行政机关行使权力的监督,提高行政效能,促进廉政建设,确保政令畅通。二十三、市人民政府要自觉接受市人大及其常委会的监督,向其报告工作,办理人大代表议案、建议、批评、意见;接受市政协的民主监督,虚心听取意见和建议,办理建议案和政协委员提案。二十四、市人民政府及各部门要按照行政诉讼法及有关法律规定,接受司法监督。各部门同时要自觉接受监察、审计等部门的专项监督,对发现的问题要认真查处和整改,重大问题向市人民政府报告。二十五、加强行政系统内部监督。建立和完善各部门和下级 政府执行法律、法规、规章、规范性文件和国家方针政策情况的层级监督机制。严格执行规范性文件备案审查制度,及时发现并纠正违反法律、法规、规章的规范性文件。严格执行行政复议法,依法受理和办理行政复议案件,防止和纠正违法或不当的具体行政行为。下级政府及其部门有权对市人民政府及各部门的工作提出批评、意见和建议。二十六、市人民政府及各部门要重视人民群众来信来访工作,进一步完善信访工作制度,确保信访渠道的畅通;市人民政府领导同志及各部门负责人要亲自阅批重要的群众来信,接待群众来访,处理重要信访问题。二十七、市人民政府及各部门要接受新闻媒体和群众的监督,重视反映的工作中的问题,积极主动地调查处理和整改。推行政务公开,运用有效载体,发布政务信息,便于群众知情、参与和监督。二十八、各部门、县市区政府必须坚决贯彻落实国务院、省人民政府和市人民政府的各项工作部署,并在年中和年末向市人民政府报告执行情况。对国务院、省人民政府和市人民政府的重大决策要加强监督检查,及时跟踪和反馈执行情况。市人民政府实行督查制度。第六章 会议制度二十九、市人民政府实行市人民政府全体会议、市人民政府常务会议、市长办公会议和市人民政府专题会议制度。三十、市人民政府全体会议由市长、副市长、秘书长、各局局长、各委员会主任组成,由市长召集和主持。市人民政府全体会议的主要任务是: (一)讨论决定市人民政府工作中的重大事项; (二)部署市人民政府的重要工作; (三)通报市内外形势等重要情况。市人民政府全体会议一般每半年召开一次。根据需要可安排、邀请市人民政府其他领导同志及有关部门、单位负责人列席。三十一、市人民政府常务会议由市长、副市长、秘书长组成,由市长召集和主持。市人民政府常务会议的主要任务是: (一)讨论决定市人民政府工作中的重大事项; (二)审议市人民政府规范性文件草案; (三)分析形势,通报情况。市人民政府常务会议一般每月召开二至三次,如有需要可临时召开。根据需要可安排、邀请市人民政府其他领导同志和有关部门、单位负责人列席。市人民政府常务会议必须有半数以上组成人员出席方为有效。三十二、市长办公会议由市长召集和主持。市长办公会议的主要任务是:研究处理市人民政府工作中的重要问题。市长办公会议根据需要召开,可以安排市人民政府其他领导同志和有关部门、单位负责人出席。三十三、市人民政府专题会议由市人民政府领导同志召集和主持;市人民政府专题会议的主要任务是:研究处理协调市人民政府工作中的专项问题。市人民政府专题会议根据需要召开,可以安排有关部门、单位的负责人出席。三十四、提请市人民政府全体会议、市人民政府常务会议、市长办公会议讨论的议题,由市人民政府分管领导同志协调或审核后提出,报市长确定。三十五、提请市人民政府常务会议讨论的议题涉及多个部门、单位的,主办部门应在会前主动进行协调,有关部门应积极配合,提出的意见和建议由主要负责人签署。经协调意见不能取得一致的,报分管副秘书长或分管副市长协调;仍不能取得一致的,主办部门应列明各方理据,并提出倾向性意见。未经协调的事项,不安排市人民政府常务会议讨论。三十六、市人民政府全体会议、市人民政府常务会议、市长办公会议的组织工作由市人民政府办公室负责;会议纪要由市政府办公室按程序办文,报市长签发;会议讨论决定的事项,宜于公开的应及时报道;新闻稿由市政府办公室分管研究室工作的副秘书长或副主任审定。市人民政府专题会议纪要由市政府办公室按程序办文,报主持会议的市人民政府领导同志审阅,报市长签发。三十七、市人民政府领导同志不能出席市人民政府全体会议、市人民政府常务会议,向市长请假;如对议题有意见或建议,可在会前提出。各部门、县市区政府应由主要负责人出席 (列席)市人民政府全体会议、市人民政府常务会议,不能出席(列席)会议的,应向秘书长请假,由秘书长集中向市长报告。三十八、严格控制以市人民政府名义召开的全市性会议,部门以市人民政府名义召开全市性会议,必须报市人民政府批准。应由各部门召开的全市性会议,不得要求以市人民政府的名义召开;不得邀请县市区政府负责人出席,确需邀请的,必须报市人民政府市长批准。三十九、市人民政府及各部门召开工作会议,应当贯彻精简、高效、节约的原则,减少会议数量,控制规模、会期;尽可能采用电视电话会等快捷、节俭的形式;严格执行会议定点及服务采购的有关规定。第七章 公文审批四十、各部门、县市区政府报送市人民政府的公文,应当符合《国家行政机关公文处理办法》、《湖南省行政机关公文处理办法》和《衡阳市人民政府公文处理实施细则(试行)》及有关规定。除市人民政府领导同志交办事项和必须直接报送的机密事项外,一般不得直接向市人民政府领导同志个人报送公文,也不得越级向市人民政府报送公文。各部门报送市人民政府的请示性公文,部门间如有分歧意见,主办部门的主要负责人要主动协商,不能取得一致意见的,应列出各方理据,提出办理建议。四十一、各部门、县市区政府报送市人民政府审批的公文,由市人民政府办公室按照市人民政府领导同志分工呈批,重大事项报市长审批。四十二、市人民政府公布的决定、命令,向市人大或市人大常委会提出的议案,人员任免,由市长签署。四十三、以市人民政府名义发文,由市人民政府办公室按照市人民政府领导同志分工呈批,报市长签发。以市人民政府办公室名义发文,若文件内容仅限于办公室内部具体工作,由秘书长签发;若文件内容涉及到办公室以外的,由市人民政府办公室按照市人民政府领导同志分工呈批,报市长签发。四十四、市人民政府及市人民政府办公室的公文,除需要保密的外,应及时公布;各部门制定的规范性文件也应及时公布。四十五、市人民政府及各部门要进一步精简公文,制发公文应少而精,注重实效。党中央、国务院和省委、省政府以及市委已发文作出明确规定,市相关部门没有提出新的规定和具体落实措施(实施细则)的拟发文稿,市人民政府或市人民政府办公室不再行文;省委、省政府的文件已发至县市区的,市政府不再就同一内容向下行文;部门职权范围内的事务,由部门自行发文或联合发文,不得要求市人民政府批转或市人民政府办公室转发;要加快网络化办公进程,提高公文办理效率。第八章 内事活动制度四十六、市人民政府领导同志应集中精力研究处理全市政府工作中的重大问题,除市委、市人民政府统一安排或批准的会议、活动外,一般不出席各部门、单位和县市区政府召开的会议和举办的活动。确需市人民政府领导同志出席的会议、活动,主办单位应事前报告,经市人民政府办公室审核提出意见,报市人民政府领导同志批准。四十七、省人民政府各部门和各市州领导同志和其他重要客人来衡考察访问,需要市人民政府领导同志接待陪同的,接待部门、单位应事前报告,经市人民政府办公室审核提出意见,报市人民政府领导同志批准。省长、副省长、省政府秘书长、副秘书长、省政府各厅委、各直属机构一把手到衡检查、指导工作必须报告市长。第九章 外事活动制度四十八、市人民政府副市级 (含)以上领导同志出访,出国任务批件须报市长审批。市人民政府审批环节完成后,再报市委、省人民政府审批。四十九、各部门、单位和县市区政府非主要负责人出访,经出国任务归口部门和市外事侨务办公室审核,出国任务批件由市人民政府主管外事工作的副市长审批;各部门一把手和县市区长出访,出国任务批件须报市长审批。五十、市人民政府领导同志会见来访的重要外国人士、港澳人士、华侨知名人士和出席重要涉外活动,由主办单位提出报告,经市外事侨务办公室初审,市人民政府主管外事工作的副市长审核,报市人民政府市长批准;会见来访的台湾重要人士和出席涉台活动,由主办单位提出报告,经市台湾事务办公室初审,市人民政府主管外事工作的副市长审核,报市人民政府市长批准。第十章 作风纪律五十一、市人民政府组成人员要做学习的表率,认真学习马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想,解放思想、实事求是、与时俱进;密切关注国际国内经济、社会、科技等方面发展变化的新趋势,不断充实新知识,丰富新经验,刻苦钻研业务,精通本职工作。五十二、市人民政府组成人员必须坚决执行市人民政府的决定,如有不同意见可在市人民政府内部提出,在没有重新作出决定前,不得有任何与市人民政府决定相违背的言论和行为;代表市人民政府发表讲话或文章,以及个人发表涉及未经市人民政府研究决定的重大问题及事项的讲话或文章,事先须经市人民政府同意。五十三、市人民政府及各部门要实行政务公开,规范行政行为,增强服务观念,强化责任意识,树立规范服务、清正廉洁、从严治政的新风。对职权范围内的事项要按程序和时限积极办理,对不符合规定和政策的事项要坚持原则不得办理;对因推诿、拖延等官僚作风造成影响和损失的,要追究责任;对越权办事、以权谋私等违规、违纪、违法行为,要严肃查处。五十四、市人民政府组成人员要严格遵守中央和省、市委有关廉政建设的规定,应不得用公款相互送礼和宴请,不得接受地方和下级的送礼和宴请。严格要求亲属和身边工作人员,不得利用特殊身份拉关系、谋私利。五十五、市人民政府组成人员要深入基层,调查研究,了解情况,指导工作,解决实际问题。特别要深入到困难地区、困难企业、困难群众中去,体察社情民意,倾听群众呼声,关心群众疾苦。下基层调查研究,要减少陪同和随行人员,简化接待,轻车简从,不迎送,不陪餐。五十六、市人民政府领导同志一般不为部门、单位和地方的会议、活动等发贺信、贺电,不题词。因特殊情况需要发贺信、贺电和题词,由市人民政府办公室审核提出意见,报市人民政府领导同志审批。市人民政府领导同志签发的贺信、贺电和题词一般不公开发表。五十七、副市长、秘书长离衡出差 (出访)、休假,应事前报告市长,并告市人民政府办公室通报市人民政府其他领导同志。各部门主要负责人离衡出差(出访),未出省的,事前报告分管副市长同意;出省的,应事前报告市长、分管副市长,由市长批准。各县市区长离衡出差(出访),应事前报告市长,由市长批准。第五十八、本规则自颁布之日起施行。
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西安市人民政府办公厅关于印发朱智生副市长在全市加强农村宅基地自建住宅建设管理工作会议上讲话的通知

陕西省西安市人民政府办公厅


西安市人民政府办公厅关于印发朱智生副市长在全市加强农村宅基地自建住宅建设管理工作会议上讲话的通知


各区、县人民政府,市人民政府各工作部门,各直属机构:
  现将朱智生副市长在全市加强农村宅基地自建住宅建设管理工作会议上的讲话印发给你们,请你们结合实际,认真贯彻执行。请将贯彻落实情况于7月5日前报市政府督查室。


  西安市人民政府办公厅
  二○一一年七月四日


  在全市加强农村宅基地自建住宅建设
  管理工作会议上的讲话
  朱 智 生
  (2011年6月28日)

同志们:
  今天,市政府召集各区县、乡镇街办、村委会等300多人,专门就农村宅基地自建住房建设管理召开会议,这是近几年少有的,陈宝根市长高度重视,亲自出席,亲自部署,对做好下一步工作提出更高要求,既充分体现了市政府对群众生命财产安全的高度重视,也说明农村宅基地自建住宅的管理工作到了必须下硬茬、出重拳大力整改的地步。
  大家知道,未央区发生的“6·25”房屋倒塌事件,是一起为过度追求拆迁补偿利益最大化而违规抢建、非法施工酿成的事故。这不是一次偶然的事件,从2007年-2011年6月,全市村民自建房屋发生的事故有50余起,死亡69人,直接经济损失886.1万元。在村民自建房屋过程中连续多年出事,这么多血的教训,为什么会屡禁不止?我们在这方面开的会、发的文件、出台的规定不少,但为什么事故还是多次发生,其中最核心的是利益问题。从区县、乡镇街办来说,平时更多的是从自建房屋能增加群众收入的角度来看待村民自建房屋问题,对国家的政策、规定、措施贯彻执行不是很到位,甚至存在睁一只眼、闭一只眼的默许现象;从市区管理部门来看,职责不清,多头规定,缺乏牵头抓总部门,致使责任落不实、监管不到位;从村级组织来说,主要考虑是小集体利益甚至是个人利益,通过宅基地非法买卖、非法私自批准、非法占建抢建等手段获取利益,对村民自建房屋纵容放任;从违规建设者来看,为获得更多拆迁补偿利益,利令智昏,麻痹大意,铤而走险。所以说,村民违规建房屡禁不止,血的教训时有发生,最主要的原因是利益问题,最关键的问题是群众观念淡化,对群众生命安全淡漠,对违规建设危房危害公共安全的认识不够,没有把群众生命安全放在更重要的位置。今天,市政府借“6·25”房屋倒塌事件开这个会,就是要进一步动员和警示全市广大干部群众提高认识,警钟长鸣,痛定思痛,举一反三,全面排查和消除农村自建住宅建设中的重大公共隐患,进一步规范农村自建住宅建设和农村建设市场,确保公共安全和群众生命财产安全。
  会上,市安监局通报了“6·25”房屋倒塌事件的处理决定,市公安局未央分局宣布了对责任人刑事拘留的决定,引安同志宣读了《关于进一步加强农村宅基地自建住房建设及拆迁补偿管理工作的若干意见》,未央区、市规划局作了表态发言。下面,我受陈市长委托,代表市政府讲几点意见。
  第一、提高认识。房屋安全是人命关天的大事,直接涉及到人民群众的切身利益,关系着社会稳定和经济的发展,也关系到党和政府在人民群众中的形象,任何时候都疏忽不得,松懈不得。各级各部门一定要充分认识非法占建抢建加建行为的危害性,这种行为是人为制造的公共安全隐患,不仅威胁自身的生命财产安全,而且还威胁他人的生命财产安全,危害极大。要认真从这次事故中汲取教训,克服麻痹松懈和侥幸心理,以对群众高度负责的态度,迅速行动起来,把房屋安全工作抓紧、抓实、抓好,确保群众生命财产安全。
  第二,落实责任。今后,在抓农村宅基地自建住房建设中,各区、开发区主要领导作为第一责任人,对辖区内农村宅基地自建住宅建设和拆迁补偿管理工作负总责,负责组织联合执法,查处农村宅基地自建住宅建设中的违法违规行为;乡镇、街办作为直接责任人,具体负责辖区内农村宅基地自建住宅建设的日常监督管理工作;各职能部门按照相应分工,各负其责,国土部门负责农村宅基地用地的审批管理工作,规划部门负责农村宅基地自建住宅规划管理工作,房管部门负责农村宅基地自建住宅拆迁评估行业管理工作,城改、公安、质检、建设等部门,按照各自职责做好农村宅基地自建住宅建设管理工作。各区县、乡镇街道要明确专门机构、专门人员牵头负责处理这件事,决不能推诿扯皮、敷衍塞责。大家一定要严格按照市政府的要求,狠抓每一个环节,落实每一项措施,认真履职尽责,杜绝群死群伤等重大安全责任事故的发生。要严格程序,在农村宅基地上建房,必须履行土地、规划、建审等手续,按照“申请-审核-审批”的程序获得宅基地的使用权。同时,全市要统一拆迁补偿标准,特别是在补偿程序中增加建筑物质量认定和价值评估环节,既要严厉打击违法乱建、突击加建的行为,又要切实保障群众的合法权益。
  第三,加强督查。各区县、各有关部门要认真吸取“6·25”房屋倒塌事件的教训,举一反三,认真开展大排查活动,着力解决好农村宅基地自建住房建设中的突出问题,确保群众生命财产安全。市、区各级要成立督查组,对全市所有在建房屋进行地毯式安全大检查,必须采用暗查与明查相结合、日常检查和突击检查相结合等各种措施排查隐患。在排查过程中,不能再有任何麻痹思想,不能为完成任务而开展检查,不能汇报数字、走走形式,必须要以对群众生命财产安全高度负责的态度,不拘形式去发现隐患,以最严格的措施进行整改,确保消除隐患,把安全措施真正落实到位。在大排查的基础上,相关部门对在建房屋结构的完损程度和使用状况是否危及安全使用进行鉴别、评定,查到问题及时整改,不能及时、有效、严格整改的,一律不得开工或者继续施工,最大限度减少安全事故的发生。
  第四,严肃处罚。各区、开发区要切实加强监管工作,市综合考核办将农村宅基地自建住宅建设和拆迁补偿管理工作纳入全市综合考核范围。今后,凡发生1次死亡3人以上(含3人)责任事故的,在目标责任考评、表彰奖励等方面实行“一票否决”,并按相应组织原则处理;凡造成人员死亡,情节严重的,将依法追究责任人的刑事责任;造成较大事故,情节严重的,将依法追究法人刑事责任和相关行业监管部门的行政责任。
  同志们,人命大于天。我们一定要以对党和人民高度负责的态度,恪尽职守,扎实工作,把农村宅基地自建住房建设管理的各项部署真正落到实处,使我市农村自建住宅建设情况有一个根本转变,保障好人民群众生命财产安全,让群众富裕幸福、安居乐业!

试论基层法院的档案管理工作

张智涛


  人民法院的档案是国家档案的重要组成部分,真实地记录了人民法院的审判工作和其他各项活动,是维护法院审判历史面貌的重要凭证,也是做好法院各项工作不可缺少的重要环节和条件。随着社会的不断进步,档案的拥有量和使用量日益增多,法院档案的管理工作必须坚持高起点、高标准、高要求,突出规范化、科学化、现代化,不断提高法院档案质量和档案的有效开发和利用,更好地服务审判服务社会。

一、目前基层法院档案管理存在的问题

  随着法院档案工作重要性的日益显现,多数基层法院在加强领导、注重软硬件建设方面狠下功夫,如常州市天宁区人民法院拨出专款建立了400多平方米的档案中心,做到办公、库房、阅卷三分开,购置高新档案密集架等现代化设备,并采取措施强化档案信息化建设,实施电子档案、纸质档案双式管理,取得一定成效。但不可否认的是,目前基层法院档案管理中仍存在一些不容忽视的问题。
  1、诉讼档案的数量急速递增。随着社会主义法制的健全,普法教育的深入,人民群众运用法律武器保护自己合法权益的意识不断增强,诉至法院的各类纠纷也不断增长。同时由于2007年4月1日实施的《诉讼费用交纳办法》从多个方面降低诉讼费用收费标准,直接导致基层法院收案数量的大幅度上升,档案数量也随之急速增长。如常州市天宁区法院1980年至1990年的库存档案数量为465卷732册,1991年至2000年的库存档案数量为27407卷48351册,到2008年8月,全院库存档案数量已经达到66378卷116953册,其中仅2008年8个月的归档数量即有10452卷18712册,增长速度可见一斑。
  2、人员配备相对不足。根据《人民法院档案管理办法》中的机构和职责的第五条规定,各基层法院相继都设置了档案机构,配备了专职档案干部,这是做好档案工作的必要条件。根据有关规定保存档案一万卷(件)应该设专职档案干部一名为基数,超过部分每超过一万五千卷再增配一人,但受案多人少矛盾的影响,大部分基层法院的专职档案员仅有1-2名。档案工作人员的相对不足与急速增长的档案量和工作量之间的矛盾,导致档案人员每天只能疲于应付档案的有关事宜,无法抽出更多的精力做好档案的开发利用、信息化管理等工作。
  3、法律规定的相对滞后。最高人民法院于1991制定并实施《人民法院档案管理办法》(下称《办法》),时至今日,随着社会生活日新月异的变化,世界经济突飞猛进的迅速发展,该办法存在的弊端日益突出。如《办法》规定“经济合同纠纷案件诉讼标的在十五万元以上的,保管期限为永久,诉讼标的在五万元以上十五万元以下的,保管期限为长期”,然而随着经济的迅猛发展,诉讼标的数十万元甚至百万元的案件大量涌进法院,若仍旧以十五万元的标的作为永久保存的标准,必将导致档案库存量过大,笔者认为将诉讼标的在一百万元以上作为永久保存,五十万元以上作为长期保存更为适宜。《办法》规定“缺席判决的民事案件为永久卷”。如果公民的一件普通离婚案件,因被告下落不明,缺席判决就定为永久卷,或是一件标的不满1000元标准的普通案件,仅因被告经传唤未到庭应诉缺席判决就定为永久卷,笔者认为不妥,定为短期卷即可。《办法》还规定“经上级法院复查改判的民事、经济、行政诉讼案件定为永久卷”。一般上诉案件有三种结果:维持原判,依法改判、发回重审,而改判又分为部分改判或变更原判决的全部,此项规定较难执行,这样的案卷定为长期卷即可。因此,《办法》已远远不能适应当前我国经济的发展,人民法院应当以对历史负责、为现实服务、替未来着想的态度,根据新形势新特点,重新确定相关管理办法,发挥法院档案利用的实际效益,更好地服务审判。

二、解决问题的相关对策建议

  时代在前进,社会在发展,档案工作作为党和国家的一项重要事业,也必须根据时代和实践的发展要求不断创新,如何变被动服务为主动服务,如何做到档案信息在诉前、诉中、诉后的有效服务,是提高办案效率、体现司法公正的内在要求。笔者试就如何做好基层法院档案管理工作谈几点意见。
  1、抓领导,积极争取支持
  加强组织领导,完善档案管理体制,是档案工作在新形势下顺利进行的重要保证。应确立院长直接领导、办公室具体负责、各部门协同配合的档案工作体系,注重检查档案工作进展情况,帮助协调工作中的矛盾,解决实际困难。在每年度的工作意见、目标管理考核办法、全年工作总结,院领导都要突出强调档案工作,真正做到档案工作与审判工作同部署、同检查、同考核。同时院领导还应重视提高干警对档案管理工作在法院审判工作中重要性的认识,增强干警主动参与档案管理的积极性。
  2、抓队伍,提高人员素质
  注重加强专职档案人员培训,参加上级法院、档案局组织的档案业务培训,并邀请上级档案局的有关领导具体指导,主动向先进单位学习,通过学习开阔眼界、拓宽思路、寻找差距、取长补短。同时加强档案管理网络员的培训,重视加强对各部门书记员、内勤、特别是档案管理网络联络员的业务指导,有计划地开展培训。对新到工作岗位的书记员,应进行手把手地业务指导,使他们正确掌握诉讼档案的收集、整理、装订要求,确保归档质量。及时订阅有关档案管理书刊,督促其自觉学习,促使其掌握必要的档案知识。
  3、抓质量,严格把好“四关”
  为确保以高质量的档案管理工作促进司法公正,一要把好质量评查关,把“诉讼档案是否规范”作为一项重要的指标认真评查;二要把好归档关,应对各部门上交的各类档案坚持原则,严格把关,不符合归档要求的,及时指正,并督促整改;三要把好保管关,库存档案要经常检查,确保库房“八防”措施到位,保持库存档案整齐、美观、牢固;四要把好利用关,重视档案利用工作,充分发掘档案资源,提高利用率,为案件的申诉复查、专项检查、质量评查及司法机关的侦破工作等提供全面、有效、良好、高效的服务。
  4、抓规范,实现长效管理
  加强制度建设,规范档案管理,是科学管理档案工作的保证。一要规范工作规程,依据《档案法》、《人民法院诉讼档案管理办法》等要求,严格制定归档、保管、鉴定、借阅等各项操作规范和工作规程;二要实行报结案审查制度,每月报结案的同时应将案卷材料整理装订后送审判监督庭审查;三要确定归档限期制度,严格办理诉讼案卷移交手续,编制归档目录,做到归档及时、归档文件材料齐全、完整、规范;四是要实行借卷登记审批制度,制定一此借阅、查阅档案规定,严格诉讼档案的管理,对所借档案由专人负责及时将借档人姓名、单位、时间、件数等信息输入数据库;五要规范通报制度,不定期地对各部门归档数量、质量情况以及超期未还或未办理相关手续等情况在局域网上通报。
  5、抓硬件,完善基础设施
  进一步优化档案管理工作环境,在抓好软件建设的同时,尤其要注重硬件设施的达标,严格按照标准要求配置设施,为提高档案管理水平创造良好的物质条件。同时充分发挥现代化设备的作用,将所有门类档案逐页扫描进行微机录入,实现照片档案、诉讼档案、文书档案等资料的数字化、信息化,逐步推广电子文档,强化档案网络建设,充分发挥内部局域网优势,进一步开发、利用、调取库存档案。